TIPS & TRICKS

Situatie: Hoe kan ik meerdere bijlagen uit een e-mail in één keer printen?

Het overkomt je ongetwijfeld ook wel eens: je krijgt een e-mailbericht met meerdere bijlagen en je hebt van elk document een afdruk nodig. Open je dan elk bestand apart? Dat is tijdsverlies!

Situatie: Hoe vind ik snel een vergaderverslag terug?

Verlies je vaak kostbare tijd omdat je lang moet zoeken naar een vergaderverslag? Wie volgens de BestBuro-methode werkt, koppelt elke Outlook-meeting aan een OneNote-verslag.

Situatie: Hoe voeg ik snel een opmerking in de marge van Word toe?

In Word kan je heel eenvoudig met elkaar samenwerken. Ga je door een tekst en wil je graag feedback geven aan je collega? Gebruik dan ‘Ctrl + Alt + M’ om in de marge een opmerking toe te voegen.

Situatie: Hoe vergelijk ik makkelijk twee versies van hetzelfde document met elkaar?

Je kent de versiegeschiedenis van je document waarschijnlijk al. Maar wil je twee versies in detail én overzichtelijk met elkaar vergelijken? Dan klap je het lint open en vind je via het tabblad ‘Controleren’ de knop ‘Vergelijken’.

Situatie: Hoe kan ik een woord in één keer verwijderen in Word?

Wil je één of meerdere woorden die je net typte verwijderen? Houd dan niet je backspacetoets in. Klik liever op Control + Backspace tegelijk.

Situatie: Hoe selecteer ik snel een tabelrij in Excel voor Mac?

Handmatig cellen selecteren kan natuurlijk altijd, maar dat is niet zo handig. Het kan eigenlijk veel gemakkelijker.

Situatie: Hoe kan ik snel een taak voor vandaag in To Do zetten?

Heb je nog een dringende taak? Eentje waar je nu niet meteen aan kunt werken maar waarvan de deadline wel vandaag is? Met de sneltoets Ctrl + T in de To Do-app voeg je meteen een taak toe aan ‘Mijn dag’.

Situatie: Hoe ga ik snel terug naar normale weergave van 100% in Teams?

Zoomde je in of uit tijdens een vergadering in Teams? Bijvoorbeeld om kleine lettertjes toch leesbaar te maken? Met een handige sneltoets reset je je zoompercentage in een handomdraai naar 100%.

Situatie: Hoe link ik dia’s aan elkaar met diazoom?

Ga in PowerPoint naar de dia waaraan je een andere dia wilt linken. In het tabblad ‘Invoegen’ klik je op ‘Koppelingen’. Kies vervolgens ‘Zoom’ en ‘Diazoom’ en je krijgt een overzicht van alle dia’s in je presentatie.

Situatie: Hoe volg je gevlagde e-mails op in ToDo?

Wil je ten laatste binnen een week reactie op je e-mail? De eerste stap is uiteraard je mail opstellen. Daarna klik je in het tabblad ‘Bericht’ op het rode vlagje met ‘Opvolgen’.

Situatie: Hoe controleer ik mijn tekst op fouten in Word?

In Word vind je op het tabblad ‘Start’ linksboven een blauwe pen met ‘Editor’ onder. Klik ‘Spelling’ of ‘Grammatica’ aan en verbeter één voor één alle fouten.

Situatie: Hoe stel ik een aftelklok in PowerPoint in?

Ga naar de slide waarin je de aftelklok wilt laten starten. Klik in het lint bovenaan op ‘Invoegen’. Dan selecteer je ‘Invoegtoepassingen’. Klik dan door op ‘Invoegtoepassingen downloaden’.

Situatie: Hoe schakel ik e-mails van Planner uit?

Om inkomende e-mails van Planner voorgoed uit te schakelen, surf je naar www.office.com. Je meldt je aan en klikt op de negen puntjes rechtsboven. Open vervolgens de online applicatie van Planner.

Situatie: Ik ontving een e-mail met een voorgestelde datum. Hoe plan ik dit rechtstreeks in via mijn gsm?

Je ontvangt een e-mail en wilt een afspraak inplannen. Je contactpersoon stelde al een dag en een uur voor en dat past voor jou. Het is nu heel eenvoudig om de afspraak te bevestigen via de mobiele Outlook-app.

Situatie: Hoe voeg ik snel het juiste document aan een taak toe?

Natuurlijk kan je in een taak in Teams een stappenplan schrijven in de opmerkingen. Maar dat neemt veel tijd in beslag. Zowel voor jou als voor je collega’s. Ga dus liever naar het bestand dat je wil delen in Teams.

Situatie: Hoe laat ik snel weten wanneer ik beschikbaar ben?

Krijg je een aanvraag voor een vergadering of afspraak via de Outlook-app? Dan wil je uiteraard zo snel mogelijk je beschikbaarheden doorgeven. Wellicht open je je agenda en begin je te zoeken naar mogelijke data. Het kan veel sneller.

Situatie: Hoe gebruik ik een bestaande dia in een nieuwe presentatie?

Een dia hergebruiken in PowerPoint is gemakkelijker dan je denkt. Je hoeft die ene presentatie zelfs niet op te snorren om er vervolgens één slide uit te kopiëren en plakken. Klik simpelweg op het tabblad ‘Start’ op ‘Dia’s opnieuw gebruiken’.

Situatie: Hoe kan ik met mijn gsm een tabel van een fysiek document scannen in Excel?

Je hoeft geen tijd te verliezen als je data in Excel wil zetten. Gebruik de eenvoudige Office-app. Ga naar ‘Acties’ en dan naar ‘Afbeelding naar tabel’.

Situatie: Hoe zoek ik Halloween-emoji’s op in Teams om mijn chats op te leuken?

Opgelet, dit is de engte Ifficiency trick van het jaar. Als je onderaan in de zoekbalk van het emoji-tabblad in Teams ‘Halloween’ intypt, kom je heel wat leuke emoji’s tegen.

Situatie: Hoe blijf ik op de hoogte van reacties op een Yammer-bericht?

Heb je een Yammer-pagina in jouw organisatie en zie je een bericht verschijnen waarvan je alle reacties zeker wil zien? Dan kun je dat bericht volgen. Zo komen alle reacties automatisch in je inbox terecht, net alsof je het bericht zelf gepubliceerd hebt.

Situatie: Hoe kan ik een handig overzicht krijgen van al mijn ToDo-taken?

Door een nieuwe functionaliteit in ToDo is het sinds kort mogelijk om de zogenoemde ‘Kleine weergave’ in te schakelen. Dat is vooral handig als je maar één computerscherm ter beschikking hebt.

Situatie: Hoe verplaats ik een bestand naar een ander team of kanaal?

Door een nieuwe functionaliteit in Teams is het nu nog eenvoudiger om bestanden te verplaatsen of te kopiëren. Ga op een bepaald document staan en kies in het rechtermuisknopmenu voor ‘Verplaatsen’.

Situatie: Hoe kun je snel een handige lijst aanmaken?

Je hoeft in Lists niet altijd te starten met een lege lijst! Heel handig: de ingebakken sjablonen. Kies bij het aanmaken van een nieuwe lijst voor een kant-en-klaar sjabloon zoals bijvoorbeeld een ‘Onkostentracker’ of ‘Onboarding medewerker’.

Situatie: Hoe verberg je een Bookings-reserveringspagina voor het grote publiek?

Met de Bookings-app maak je heel eenvoudig een reserveringspagina aan. In sommige gevallen hoeft die echter niet voor het grote publiek online te staan. Wil jij dat Google je reserveringspagina níét vindt en dat enkel mensen met een link een reservering kunnen maken?

Situatie: Hoe maak je een soort sjabloon in Publisher aan voor flyers of brochures met een vaste lay-out?

Microsoft Publisher is een ideaal alternatief voor InDesign. Gebruik je vaak dezelfde soort vormgeving? Onze Ifficiency trainer legt je graag uit hoe je dat ontzettend snel doet aan de hand van een basispagina met tijdelijke aanduiding voor afbeeldingen en kop- en voettekst.

Situatie: Hoe houd je het overzicht in Microsoft Lists?

Lijsten die je vaak gebruikt kun je aan je Favorieten toevoegen. Onze Ifficiency trainer legt het in onderstaand filmpje haarfijn uit. Ga met je muiscursor op een specifieke lijst staan en klik op het sterretje in de rechterbovenhoek om een lijst als favoriet aan te duiden.

Situatie: Hoe kun je op een eenvoudige manier een afspraak annuleren vanuit je agenda?

Wanneer iemand een reservering maakt in Bookings kun je die ook heel eenvoudig annuleren. Ifficiency trainer Maarten legt het stap voor stap uit: open je kalender in Bookings, ga naar ‘Agenda’ en zoek de afspraak die je wil verwijderen.

Situatie: Hoe krijg je een duidelijk overzicht van je ongelezen berichten, agendapunten én taken in Outlook?

Hou je van structuur en orde? Dankzij de feature ‘Outlook Vandaag’ begin je je werkdag met een duidelijke samenvatting van je belangrijkste agendapunten, taken en ongelezen e-mails.

Situatie: Hoe weet je wie wanneer in een vergadering aanwezig was?

Teams maakt na elke vergadering automatisch een aanwezigheidsrapport aan. Standaard biedt dit maar weinig mogelijkheden.

Situatie: Hoe maak je pijlsnel een nieuwe notitie in OneNote aan?

Wil je niet in oude gewoontes hervallen en een bericht op een vel papier schrijven? Hoeft niet!

Situatie: Hoe beslis je wie je toch kan bereiken tijdens je focustijd?

De Teams-status ‘Niet storen’ is heerlijk. Het blokkeert tijdelijk alle inkomende chatberichten en gesprekken.

Situatie: Hoe laat je iemand in een Teams-meeting weten dat jij het woord even wil?

Dat kan eenvoudig én beleefd door een digitale hand op te steken. Hiervoor gebruik je de sneltoets ‘Ctrl + Shift + K’. Vervolgens kun je ook zien wie als eerste zijn hand heeft opgestoken.

Situatie: Hoe zet je voor de start van je vergadering een break-out room in Teams klaar?

Plan je een interactieve vergadering met flink wat personen? Dan is het ontzettend handig om aparte vergaderruimten of zogenoemde break-out rooms in Teams klaar te zetten.

Situatie: Hoe weet je welke Microsoft-app je waarvoor nodig hebt?

Om beter te onthouden waarvoor welke toepassing precies dient, maken we bij BestBuro telkens opnieuw de vertaalslag van analoog naar digitaal. Dat maakt alles een stuk tastbaarder.

Situatie: Hoe voeg je hier en daar snel een emoji in een Microsoft-app in?

Met de emoji sneltoets maak je een OneNote-verslag, e-mail, Teams-bericht of Word-document wat luchtiger. Wil je in een handomdraai toegang krijgen tot het emojitoetsenbord?

Situatie: Hoe krijg je meer grip op je mailbox en kun je met 100% focus alle berichten een voor een afhandelen?

Niks zo vervelend als een overvolle mailbox en berichten die maar blijven binnenkomen. Wil je digistress vermijden? Ga dan op bepaalde momenten even offline werken in Outlook.

Situatie: Hoe kun je snel een taak toevoegen in To Do die je later vandaag moet uitvoeren?

Microsoft To Do is een fantastische taskmanagement app die naadloos samenwerkt met Outlook en Teams. Helemaal handig is het overzicht ‘Mijn dag’.

Situatie: Hoe deel je op een ordelijke manier een link in Outlook, Teams, Word, OneNote, Excel of PowerPoint?

‘Surf naar deze webpagina’ oogt een stuk mooier dan ‘Surf naar https://www.bestburo.be/tips-tricks’. Om snel en eenvoudig een koppeling onder je tekst te zetten, gebruik je de sneltoets ‘Ctrl + K’.

Situatie: Hoe organiseer je een Teams-meeting op de juiste manier?

Wie volgens de BestBuro-methode werkt, organiseert een Teams-meeting altijd via Outlook. Dat biedt immers véél meer mogelijkheden. Gebruik je toch liever Teams?

Situatie: Hoe kun je pagina’s in OneNote snel en ifficiënt sorteren?

Het is heel eenvoudig om een paginatitel vast te nemen en te verslepen, maar er bestaat ook een andere manier die vooral handig is als je véél pagina’s in je digitaal notitieschrift hebt.

Situatie: Hoe achterhaal je of je een abonnement of aangekochte licentie hebt?

Weet je niet uit het hoofd welk type licentie je hebt? Microsoft Office of Microsoft 365? Dat achterhaal je heel eenvoudig.

Situatie: Hoe kun je een uitgebreid verslag of lange e-mail dicteren?

Met de knop ‘Dicteren’ in Outlook of Word wordt alle gesproken tekst meteen gedicteerd.

Situatie: Wat moet je doen als een collega je een taak toewijst via een Teams-post?

Werken nog niet al je collega’s via de BestBuro-methode en krijg je een taak via een Teams-post binnen?

Situatie: Hoe kan ik slim filteren in Excel en ook niet-gefilterde items zien?

Wil je op een snelle en ifficiënte manier filteren in Excel? En visueel blijven zien waarop je gefilterd hebt? Dit kan met een slicer.

Situatie: Hoe kun je ongestoord werken en Teams-oproepen tijdelijk blokkeren?

In Teams is het mogelijk om een status in te stellen. Bijvoorbeeld ‘Beschikbaar’ of ‘Bezet’.

Situatie: Hoe rijd je met 100% focus?

Wil je ongestoord met de wagen rijden? Op je iPhone is het heel eenvoudig om automatisch focustijd in te stellen zodra je in de auto stapt.

Situatie: Hoe kun je snel iets zeggen in een Teams-vergadering als je geluid gedempt is?

Als je met verschillende personen in een Teams-vergadering zit, is het wellicht een gewoonte om je microfoon te dempen als je zelf niets moet zeggen.

Situatie: Hoe maak je een sjabloon aan in OneNote?

Organiseer je op vaste tijdstippen een meeting en start je dan telkens met een nieuwe notitie in OneNote? Daar verspil je kostbare tijd mee.

Situatie: Koptekst in Excel-werkbladen toevoegen.

Sinds kort kun je op meerdere werkbladen tegelijkertijd je koptekst aanpassen. Dat is bijvoorbeeld handig als je overal een logo wilt zetten.

Situatie: Microsoft-GPS gebruiken.

De titel schept misschien wat verwarring … Er is geen échte GPS-functie in Microsoft 365. Maar de toetsencombinatie ‘Ctrl+G’ maakt je wel wegwijs in heel wat toepassingen.

Situatie: Containers samenvoegen in OneNote.

Als je tijdens een vergadering in OneNote notuleert, maak je – vaak ongewild – verschillende containers aan. Stoort je dat? Het is heel eenvoudig om meerdere containers samen te voegen.

Situatie: Hoe vind je CC-mails makkelijker terug in je Postvak IN?

Sta je vaak in CC? Het is in Outlook heel eenvoudig om je Postvak IN te sorteren en CC-mails een kleurtje te geven.

Situatie: Losse dagen in Outlook.

‘Ik wil afspreken op een dinsdag!’ Krijg je die vraag weleens van een klant of leverancier? En begin je dan week per week doorheen je agenda te navigeren om een mogelijk tijdstip te zoeken?

Situatie: Navigeren in Teams.

Van de ene functionaliteit naar de andere switchen in Teams … Het leidt soms tot frustraties.

Situatie: Hoe werk je samen in één Word-document?

Zit je met een krappe deadline? Of een erg lange of complexe tekst? Dan is het handig om met meerdere personen op hetzelfde ogenblik in één Word-document samen te werken.

Situatie: Opname van je vergadering delen.

Wanneer je een opname van een vergadering hebt in Teams wil je deze soms ook delen met personen die aanwezig waren of niet aanwezig konden zijn.

Teams is een van onze favoriete apps. De reden? Hier komt alles samen!
Wil je een bestand in Teams openen? Dat kan op twee manieren: in de Teams-omgeving zelf of via de gekende bureaublad-app. Elke legt in dit filmpje haarfijn uit hoe je dat instelt!

Situatie: Je wil een oudere chat beantwoorden

Moet je nog een antwoord geven op een ouder bericht in een Teams-chat? Dat kan perfect. Ongeacht of je met één of meerdere mensen in een chat zit.

Situatie: Hoe stel je een verzending uit bij afwezigheid?

Wanneer je een e-mail aanmaakt in Outlook, kan het zijn dat Outlook voorstelt om de verzending van de e-mail uit te stellen.

Je kunt standaard je vergadertijd in Outlook verkorten. Dat geeft je de kans om tijdig af te ronden en de benen even te strekken als je van de éne Teams-vergadering naar de andere holt.

Situatie: Hoe corrigeer je een typo in Teams?

Een typo of verkeerd gespelde voornaam in Teams? Dat komt niet professioneel over. Gelukkig kun je je typ- of spelfout heel eenvoudig corrigeren in de chat van Teams.

De sneltoets van Goele? Dat is ongetwijfeld ‘Alt + F1’. Dankzij deze handige sneltoets, kan je ervoor zorgen dat er in Excel snel een grafiek verschijnt op je blad. De grafiek kan achteraf zelfs nog aangepast worden. Zoek je dus niet meer suf hoe je dit het beste doet, met één sneltoets bekom je al een mooi resultaat!

De favoriete sneltoets van Maarten?

‘Alt + Shift + D’.

Daarmee noteer je in OneNote meteen de datum van vandaag!

Tijdswinst check!