Teksten schrijven en vertalen. Het team van ZINNIG, met uitvalsbasis in Hasselt, goochelt graag met woorden. In allerlei tekstsoorten. Van webteksten, blogs, whitepapers en social media posts tot flyers, brochures en zelfs volledige magazines. De medewerkers van het tekstbureau startten in 2021 een groeitraject bij BestBuro. Vandaag werken ze uniform via de BestBuro-methode met onder andere Teams, Outlook, SharePoint, Planner en OneNote. Dat komt niet alleen hun interne communicatie maar ook hun volle planning ten goede.
“In 2021 smolten Verhalen Vertalen en ZINNIG samen. Daardoor voelden we de nood om beter en vooral efficiënter samen te werken”, zegt Evi Maquoi. “Na een intakegesprek met Elke waren we meteen overtuigd dat een groeitraject ons flink wat tijdswinst zou opleveren. Als kleine speler was de info over de verschillende subsidiemogelijkheden ook erg welkom. Dankzij de werkbaarheidscheque konden we voor een deel van ons groeitraject rekenen op een tegemoetkoming van de overheid.”
“Dankzij de werkbaarheidscheque konden we voor een deel van ons groeitraject rekenen op een tegemoetkoming van de overheid.”
Evi Maquoi
Bedrijf: ZINNIG
Functie: Copywriter en medevennoot van ZINNIG
Grootste digitale uitdaging:
Bestandsversies verminderen en efficiënter samenwerken.
Slimmer werken
“In de eerste fase van het groeitraject bracht Ifficiency trainer Goele heel wat praktische kennis over om individueel efficiënter te werken met onder andere Outlook, Teams en OneNote. De Outlook-sessie was echt een openbaring. De switch van Mail voor Mac naar Outlook bleek ontzettend eenvoudig. We vinden vandaag véél makkelijker e-mails terug, plannen vergaderingen op een uniforme manier in en reduceren het interne mailverkeer met meer dan 90%”, zegt Evi Maquoi. “Met OneNote werkten we nog helemaal niet. Zonde. Die tool is ontzettend handig. We ruilden stapels post-its, onoverzichtelijke vergaderverslagen en veel te veel notitieboekjes in voor duidelijke en gedeelde notities in OneNote. Dankzij de ingebakken zoekfunctie vinden we alles meteen terug. Of we nu thuis, op kantoor of onderweg werken.”
“Dankzij de ingebakken zoekfunctie van OneNote vinden we alles meteen terug. Of we nu thuis, op kantoor of onderweg werken.”
Intelligenter samenwerken
“Na de I KNOW-fase waarin we individueel slimmer leerden werken, volgden ook de WE KNOW- en WE GROW-fases om onderling beter samen te werken. Lokaal bestanden opslaan is daardoor nagenoeg voltooid verleden tijd. Alle teksten en andere documenten van ZINNIG staan nu overzichtelijk in de cloud. We werken samen aan teksten via Teams, delen bestanden met klanten op een veilige manier via SharePoint en notuleren tijdens teammeetings in een gedeeld OneNote-schriftje. Ook taken aan elkaar toewijzen en opvolgen verloopt een stuk eenvoudiger via Planner.”
Echte aanrader
“Negen sessies inplannen als je voortdurend met deadlines jongleert … Niet simpel. Nu denken we vooral: ‘Hadden we dit traject maar eerder gevolgd!’ Goele is trouwens een fantastische trainer. Altijd even enthousiast, flexibel en geduldig. Zelfs als we met lastige vragen kwamen aandraven. Ook na het groeitraject heeft ze ons via e-mail nog heel goed geholpen. ZINNIG werkt vandaag een stuk ifficiënter dan een jaar geleden. Overzichtelijker, uniformer, slimmer. En daar plukken ook onze klanten de vruchten van.”