Nicole Segers : Advocaat en partner bij Monard Law

Opleiding Word – Huisstijl – Opleiding Outlook – Outlook-policy

Monard Law is een advocatenkantoor dat haar klanten centraal stelt. Het kantoor investeert in haar medewerkers en zet in op efficiënt werken en klantgerichtheid. Daarom vroeg het BestBuro om voor haar een huisstijl en Outlook-policy te ontwikkelen en die met opleidingen in de organisatie te verankeren.

Nicole Segers: “De digitalisering heeft zich ook binnen de advocatuur ingezet. De tijd van faxen en aangetekende brieven ligt stilaan achter ons. Dat betekende dat we onze 90 advocaten en 30 medewerkers de tools moesten aanreiken om op een goede, efficiënte en uniforme manier met hun Office-applicaties te werken. Een uitdaging die we samen met BestBuro aangingen.”

Totaalbeeld dankzij werkgroep

“We zijn actief in een specifieke sector en hadden behoefte aan honderd procent maatwerk. Daarom hebben we eerst een werkgroep opgericht om de noden, wensen en verwachtingen in kaart te brengen, onze huidige werking te analyseren en onze nieuwe werkwijze te bepalen. In die werkgroep zaten experts van BestBuro en een heterogene vertegenwoordiging van de vijf locaties van ons kantoor. Zo kregen we een totaalbeeld en wisten we welke stappen we moesten zetten om ons doel te bereiken.”

Uniform werken

“Op basis van de input van de werkgroep stelde BestBuro een huisstijl en Outlook-policy voor ons op. Vervolgens heeft BestBuro die huisstijl in Office geïntegreerd, zodat iedereen nu met uniforme documenten werkt. Bij de Outlook-policy lag de focus op efficiënt communiceren, filen en verwerken. Ook dat gebeurt nu op een uniforme manier.”

Hands-on-opleidingen

“De volgende stap was de nieuwe werkwijze met  opleidingen Word en Outlook verankeren in onze organisatie. De gekozen aanpak met werkgroepen heeft geleid tot heel gerichte opleidingen op maat waarin BestBuro onze huisstijl, Outlook-policy en templates integreerde. Die opleidingen waren leuk, interactief en hands-on. Je zit achter je pc en kunt meteen alles wat BestBuro aanreikt in de praktijk brengen. En dat heeft een positieve invloed op het leereffect. Bovendien kun je ook na de opleiding met al je vragen bij BestBuro terecht. Een meerwaarde waarvan we nu dankbaar gebruikmaken.”

“Had ik dit maar eerder geweten!”

“De samenwerking met BestBuro kaderde in een grote IT change die we op 1 september 2018 geïmplementeerd hebben. Zo’n change gaat altijd gepaard met wat weerstand. De opleidingen van BestBuro hebben bijgedragen tot een positief klimaat. Sommige mensen vroegen zich af of die opleidingen wel nodig waren. Ze kenden Word en Outlook toch … Die twijfel is omgeslagen in ‘had ik dit maar eerder geweten en gedaan!’. Er was veel enthousiasme over de inhoud van de opleiding én over BestBuro. We zijn dan ook heel tevreden over de samenwerking.”

Wilt u ook de digitale werking van uw bedrijf uniformiseren en faciliteren? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.