Kristien Darcis : medezaakvoerder van ASVD Darcis

Digitale optimalisatie

Kan je woning wel wat kleur gebruiken? Dan stelt schildersbedrijf ASVD Darcis uit Alken je graag zijn verfpotten, borstels, professionele schilders en creatieve decorateurs voor. Het bedrijf stapte onlangs over op de cloudoplossing Office 365 en benutte die gelegenheid om zijn bedrijfsprocessen te optimaliseren. De basis van die efficiëntere gedigitaliseerde processen? Een digitale optimalisatie door BestBuro!

Kristien: “We hebben enkele maanden geleden Office 365 in ons bedrijf geïntroduceerd. Dat betekende een grote verandering voor onze onderneming. Want papier was hier nog altijd goed ingeburgerd. We beseften dat we met onze nieuwe computerprogramma’s ook de kans kregen om meer digitaal te gaan werken. Om die overstap vlot te laten verlopen, hadden we begeleiding en maatwerk nodig. Onze softwareprovider raadde BestBuro aan. Ik nam contact met hen op en maakte een afspraak met Elke om onze behoeftes te bespreken.”

Stapsgewijze aanpak

Het resultaat van die afspraak? Er bleek inderdaad heel wat ruimte voor verbetering. “Elke is naar ons bedrijf gekomen en heeft onze processen doorgelicht. De conclusie? We konden veel efficiënter werken met onze softwareprogramma’s. Samen met haar spraken we af om de overgang gefaseerd te laten verlopen. Zo zou de omschakeling niet te bruusk en tijdrovend zijn én beter doordringen. Want alleen door stap voor stap te werken, konden we een overload aan informatie vermijden. En dus kwam Elke iedere woensdagvoormiddag bij ons langs.”

Efficiënt e-mailen

“We hebben eerst gefocust op onze e-mails. Vroeger ontvingen al onze medewerkers alle e-mails. Dus ook diegene die niet voor hen bedoeld waren. Het kostte natuurlijk veel tijd om te achterhalen voor wie welke e-mail bestemd was en wie wat moest doen. Nu werken we met persoonlijke mailboxen en verloopt ons e-mailverkeer dankzij de begeleiding van BestBuro veel efficiënter.”

In mensentaal

“Ik vond het heel fijn dat Elke ons in begrijpbare taal de nieuwe werkwijze toelichtte. Dat is voor mensen uit de IT-sector soms een uitdaging. Ze hanteert het KISS-principe en dat is een meerwaarde. Ze is ook heel spontaan en geeft je snel een antwoord op al je vragen. En … ze zit achter je veren! Elke week als ze bij ons langskwam, controleerde ze of we de nieuwe manier van werken van de vorige week wel gebruikten in ons bedrijf. Dat zorgde voor een positieve stimulans en maakte dat de nieuwe werkwijzen snel werden toegepast. Kortom: onze samenwerking met BestBuro was een positieve ervaring. Ik kan hun diensten dan ook aan iedereen aanbevelen.”

Wilt u ook uw bedrijfsprocessen verbeteren? Kies dan voor een digitale optimalisatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.