Bart Verjans : Verantwoordelijke hr, IT en administratie bij Zolderse Dakprojecten

Outlook-policy / opleiding Outlook / opleiding OneNote

Zolderse Dakprojecten zocht en vond met BestBuro de ideale partner om zijn digitale werking te optimaliseren.

Bart Verjans: “We wilden bij ZDP onze digitale werking versterken en stroomlijnen. Op aanraden van onze IT-partner kwam ik bij BestBuro terecht. De eerste stap in onze samenwerking was een korte digitale analyse. Elke kwam kijken hoe onze werking was, hoe we omgingen met onze e-mailcommunicatie en hoe we meer uniformiteit konden creëren om zo tijd te besparen.”

Outlook-policy op maat

“Elke nam haar bevindingen mee naar een brainstorm met een interne werkgroep. Met al die input ging ze aan de slag om een Outlook-policy op maat voor ons te schrijven. Zo’n Outlook-policy is een afsprakennota waaraan iedereen in ons bedrijf zich moet houden. Zo gaan we allemaal op dezelfde manier met e-mail om, besparen we tijd, en werken we efficiënt samen.”

Opleiding Outlook met individueel luik

“De werkgroep testte de policy. Na wat bijsturing organiseerden we voor al onze mensen een opleiding Outlook waarin onze medewerkers op basis van onze policy de BestBuro-methode leerden. Die opleiding bestond uit twee delen. Er was een klassikaal en een individueel luik waarbij de trainer meeging naar de werkplek van elke medewerker. Die aanpak is een garantie op een optimaal leerproces.”

Geen boekjes meer

“In een tweede fase focusten we op ons documentbeheer en integreerden we Office 365, OneDrive, SharePoint en OneNote in onze werking. BestBuro legde ons uit hoe we onze documentenstroom efficiënt konden organiseren, en stelde ook een policy op. We zijn een bedrijf dat heel planmatig werkt. OneNote is daarbij een absolute meerwaarde. BestBuro heeft voor ons de flow van een project in een OneNote-template gegoten. Dat zorgt voor tijdwinst, structuur en duidelijkheid. Onze zaakvoerder heeft zelfs gezegd dat we geen boekjes meer mogen gebruiken.”

BestBuro als collega

“BestBuro is een partner die met je meedenkt, op maat werkt en echt gaat voor resultaat. Ze beloven dat je na hun Outlook-opleiding één minuut per e-mail bespaart en komen die belofte echt na. Ze maken alles ook meetbaar. Bovendien is hun prijs scherp en reiken ze je subsidiemogelijkheden aan. En na de opleiding kun je altijd bij hen terecht voor je vragen en problemen. BestBuro is geen consultant, maar een collega die je helpt om digitaal efficiënter te werken.”

Aanraden met een gerust hart

“Of ik BestBuro zou aanraden? Jazeker. Dat heb ik ook al gedaan. Met een gerust hart. Want ik heb maar van één ding spijt: dat ik hen niet vroeger tegengekomen ben. Want nu ik de kracht en de mogelijkheden van Microsoft Office-programma’s ken, ben ik ervan overtuigd dat die nog een grotere meerwaarde hadden kunnen creëren als we ze vroeger in de doorgedreven digitalisering van ons bedrijf ingeschakeld hadden.”

Wilt u net zoals Zolderse Dakprojecten de digitale werking van uw bedrijf optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op voor meer info.