Eén minuut besparen per e-mail? Het is geen verkooppraatje en ook geen loze belofte!

Als iets te mooi klinkt om waar te zijn, dan is het dat vaak ook. En ik geef het toe: één minuut besparen per e-mail klinkt wel heel erg mooi. Tel maar eens uit hoeveel mails u op een dag moet verwerken … En toch is deze belofte waar. Noem het gerust de uitzondering die de regel bevestigt. Als u in Outlook werkt volgens de BestBuro-methode, dan bespaart u één minuut per e-mail.

Meten om te weten

“Het zal wel”, hoor ik u nu denken. En dat neem ik u niet kwalijk. Maar sta mij toe om het u te bewijzen. BestBuro vindt het noodzakelijk om bepaalde beweringen te onderbouwen. “Meten is weten”! Wij meten en registreren dan ook alles wat er te meten en registreren valt. Hoelang onze medewerkers nodig hebben om een taak uit te voeren, hoeveel tijd we besteden aan verkoopgesprekken, wat het effect van onze marketinginspanningen zijn … En dus ook de meerwaarde van onze opleidingen voor de deelnemers.

E-mailgedrag in kaart

Deelnemers die bij ons een opleiding komen volgen, vullen een verwachtingsformulier in. Een onderdeel van dit formulier is het invullen van hun huidige werkmethode in Outlook. Deze informatie wordt als onderdeel gebruikt tijdens hun opleiding.

Resultaten terugkoppelen

Enkele weken na de opleiding krijgt elke deelnemer een ervaringsevaluatie. Zo kunnen we nagaan hoe en in welke mate de deelnemer zijn werkmethode in Outlook heeft aangepast en welke winst dat heeft opgeleverd. Die informatie koppelen we terug naar de opleidingsverantwoordelijke.

Minder mappen, overzichtelijke inbox

We kunnen dus zwart-op-wit aantonen dat de BestBuro-methode meer dan rendabel is en een positieve bijdrage levert voor de deelnemers en uiteraard voor de ganse onderneming.  

Elke punt en elke komma uit onze bevraging toelichten, zou ons te ver leiden. Maar ik deel graag met u enkele resultaten van de bevragingen over onze Outlook-opleidingen die we in 2018 hebben gedaan.

• 0,08 % van de deelnemers had voor de opleiding maar één map in zijn Postvak In staan. Na de opleiding was dat percentage 80 %.
  
• 49 % van de deelnemers had voor de opleiding meer dan honderd mails in zijn inbox zitten. Na de opleiding was dat nog maar bij 14 % van de deelnemers.

• 78 % van de deelnemers maakte na de opleiding gebruik van ‘taken’ waardoor het interne mailverkeer met 35 % daalde.

• 95 % van de deelnemers gaf aan dat de BestBuro-methode hun professionele leven aangenamer heeft gemaakt.

Echt één minuut

De conclusie? De BestBuro-methode betekent minder e-mails en mappen in uw inbox, minder sleepwerk, minder intern mailverkeer en een efficiëntere afhandeling. Meet de tijdswinst die daarmee gepaard gaat – en dat hebben we gedaan, u kent ons ondertussen – en u komt uit op een besparing van één minuut per e-mail.

0,67 euro per minuut

Laten we die tijdsbesparing even vertalen naar euro’s. Gemiddeld kost een bediende bruto 75.000 euro per jaar. Een gemiddeld werkjaar omvat 220 dagen. Dat betekent dat een werknemer 341 euro per dag kost. Omgerekend naar minuten (7 uur en 40 minuten werken per dag) geeft dat een kostprijs van 0,67 euro per minuut.

Bijna 3000 euro besparen

Gemiddeld ontvangt een werknemer twintig e-mails per dag. Heeft hij een opleiding Outlook gevolgd? Dan heeft hij dus twintig minuten per dag minder nodig om zijn e-mails te behandelen. Een besparing van 13,4 euro (0,67 euro x 20 mails) per dag. Op jaarbasis betekent dat dus 2948 euro (13,4 euro x 220 dagen). En dat per werknemer!

Test uzelf

De conclusie? Werken volgens de BestBuro-methode kan u veel tijd en geld opleveren. Gelooft u niet dat u zoveel progressie met Outlook kunt maken? Meet dan hoeveel u van Outlook kent met onze test. “Meten is weten”.

Digitale groeten

Elke

PS We organiseerden een Outlook-battle op kantoor om de proef op de som te nemen. Probeer het zeker ook eens bij u op kantoor. Maar als u wilt winnen, volgt u het best éérst een opleiding bij ons.