Een opleiding als ideaal cadeau voor Secretaressedag

Op 18 april is het Secretaressedag. Een dag die mij nauw aan het hart ligt. Want ik heb veel respect voor management assistants. Op een blauwe maandag was ik zelf als secretaresse aan de slag. Ik weet dus heel goed wat die job inhoudt. En geloof me, management assistants verdienen het om extra in de bloemetjes gezet te worden.

Management assistant voor één dag

Wat mij betreft zouden managers of bazen minstens één dag moeten werken als management assistant. Eén dag, meer niet. Want dat is genoeg om te begrijpen wat de uitdagingen van die functie zijn, wat management assistants beperkt in de uitoefening van hun job, en wat hen stress en frustratie bezorgt.

Stress en frustratie? Ja, inderdaad. Heel wat management assistants zijn gefrustreerd. En daar zijn twee grote redenen voor. De eerste reden is dat de rol van management assistant sterk veranderd is. Een management assistant moet normaal gezien de manager ondersteunen en ontlasten, de rechterhand zijn die ervoor zorgt dat de manager zich kan focussen op zijn corebusiness en zijn taken efficiënt en vlot kan uitoefenen. Maar dat aspect is tegenwoordig nog maar een deel van de job …

Gemiste kans om écht impact te hebben

Want management assistants worden ingeschakeld als manusjes-van-alles. Hun takenpakket is niet meer afgelijnd. Ik ken er zelfs die boodschappen doen voor hun baas. Dat kunt u natuurlijk ook zien als ontlasten of ondersteunen, maar het is toch vooral een gemiste kans om die tijd te besteden aan zaken die een rechtstreekse impact hebben op de werkdruk van de manager, zoals het e-mailverkeer beheren. Want er zijn weinig management assistants die dat met kennis van zaken doen.

Brede vorming noodzakelijk

Dat brengt me meteen bij de tweede reden. Management assistants hebben niet alle knowhow die ze nodig hebben om hun job goed en efficiënt uit te oefenen. En dat is niet hun fout. De opleidingen voor management assistants in België zijn in tegenstelling tot die in Nederland nogal algemeen. Hier kiezen we voor een brede vorming. De studenten leren over alles een beetje. Het gevolg? De opleidingsonderdelen worden weinig diepgaand behandeld. Zeker de opleidingen over Microsoft-programma’s, toch dé tools voor een management assistant – blijven aan de oppervlakte.

Gedienstig van nature

Tel de snelheid van de digitale evolutie en de technologische vooruitgang bij die eerder beknopte voorkennis, en u begrijpt dat management assistants behoefte hebben aan opleiding. Vergeet niet dat zij van nature vaak gedienstige mensen zijn die willen helpen. Het is dus niet verbazend dat ze gefrustreerd raken als ze niet over de juiste kennis beschikken om dat goed te kunnen doen.

Investering meer dan waard

Ik hoor vaak van management assistants dat er gewoon geen tijd is voor coaching on the job. Laat staan om een opleiding te volgen. Wel, beste bazen en managers, creëer tijd en zorg ervoor dat uw management assistant de opleidingen kan volgen die nodig zijn. De inspanningen die u daarvoor eventueel moet leveren, betalen zich dubbel en dik terug. Want uw management assistant zal u niet alleen beter, sneller en efficiënter kunnen ondersteunen, maar hij of zij zal ook meer werkcomfort ervaren en dus meer voldoening voelen.

Kortom: geef dit jaar uw management assistant een opleiding cadeau, in plaats van pralines, bloemen of een wellnessbon.

 

Digitale groeten

Elke